Como reconhecer firma e autenticar documento
Reconhecer firma confirma que a assinatura é sua; autenticar confirma que a cópia é fiel ao original. Os dois são feitos em cartório de notas. Órgãos públicos não podem exigi-los na maior parte dos casos, por força da lei de desburocratização.
São dois serviços diferentes que costumam ser confundidos. Saber qual é qual evita ir ao cartório e voltar sem resolver.
Reconhecimento de firma
- Por semelhança — o cartório compara a assinatura do documento com o cartão de assinatura que você tem lá. Você não precisa estar presente.
- Por autenticidade — você assina na frente do tabelião, que confirma que foi você. Exige presença e documento com foto.
Para reconhecer firma por semelhança pela primeira vez, é preciso abrir ficha no cartório, presencialmente, com documento com foto e CPF.
Autenticação de cópia
O cartório confere a cópia com o original e carimba, declarando que são iguais. É preciso levar o original. Sem ele, não há autenticação.
Onde ainda é exigido
- Procurações e documentos com efeito patrimonial.
- Alguns atos em cartório de imóveis.
- Contratos privados, quando as partes ou a empresa exigem.
- Documentos que serão apostilados para uso no exterior.
As alternativas digitais
- Assinatura eletrônica gov.br — gratuita, com validade jurídica, para quem tem conta nível prata ou ouro. Resolve boa parte dos casos em que se pediria firma reconhecida.
- Certificado digital ICP-Brasil, pago, exigido em alguns atos específicos.
- e-Notariado — plataforma dos cartórios para atos notariais eletrônicos, incluindo procuração por videoconferência.
Custos
Os valores são emolumentos definidos por tabela estadual, e mudam de estado para estado. Cada assinatura reconhecida e cada folha autenticada é cobrada separadamente, então documentos longos saem caros. Vale perguntar o total antes de deixar o documento.
Perguntas frequentes
Preciso estar presente para reconhecer firma?
Por semelhança, não, desde que já exista ficha sua no cartório. Por autenticidade, sim.
Posso reconhecer firma em qualquer cartório?
Por semelhança, apenas onde você tem ficha aberta. Por autenticidade, em qualquer cartório de notas.
Órgão público pediu cópia autenticada. É legal?
Em geral não. A Lei 13.726/2018 dispensa, bastando apresentar o original para conferência.
A assinatura gov.br substitui a firma reconhecida?
Em muitos casos sim, por ter validade jurídica. Confira com quem vai receber o documento.
Conteúdo educativo. O TÁ EXPLICADO não é instituição financeira nem escritório de advocacia. Em caso de dívida alta ou situação complexa, procure o Procon da sua cidade ou um advogado.