Como organizar o Gmail com marcadores e filtros
Crie marcadores por assunto e depois um filtro que aplica o marcador e marca Pular a caixa de entrada. Boleto, nota fiscal e newsletter vão direto para o lugar certo, e na entrada sobra só o que precisa de resposta.
A caixa de entrada cheia não é problema de disciplina: é falta de automação. O Gmail consegue separar quase tudo sozinho, e a configuração leva quinze minutos uma única vez.
Marcador não é pasta
Numa pasta, o arquivo está em um lugar só. No Gmail, a mesma mensagem pode ter vários marcadores — "Financeiro" e "Imposto de Renda", por exemplo. Entender isso muda a forma de organizar: em vez de decidir onde guardar, você decide como classificar.
Criar um marcador
- Na barra lateral, desça e clique em Criar novo marcador.
- Dê um nome curto.
- Se quiser hierarquia, marque Aninhar marcador em e escolha o pai.
Uma estrutura que funciona: Financeiro, Trabalho, Documentos, Compras, Assinaturas.
Criar o filtro
- Abra uma mensagem do tipo que você quer organizar.
- Clique nos três pontos e escolha Filtrar mensagens semelhantes.
- Ajuste o critério — remetente, palavra no assunto, endereço de destino.
- Clique em Criar filtro.
- Marque Aplicar o marcador e escolha qual.
- Marque Pular a caixa de entrada se não precisa ver na hora.
- Marque Aplicar também às conversas correspondentes para organizar o que já existe.
Buscas que valem virar filtro
- has:attachment — mensagens com anexo.
- from: seguido do domínio, para pegar tudo de uma empresa.
- older_than:1y — para arquivar em massa o que é antigo.
- unsubscribe no corpo — costuma capturar newsletters.
Limpando de uma vez
Digite uma busca, marque selecionar tudo e clique em Arquivar. Arquivar não apaga: tira da entrada e mantém pesquisável. Para a maioria das pessoas, arquivar tudo com mais de um ano é seguro e resolve o acúmulo.
Perguntas frequentes
Marcador é o mesmo que pasta?
Não. Uma mensagem pode ter vários marcadores ao mesmo tempo, o que não acontece com pastas.
Arquivar apaga a mensagem?
Não. Ela sai da caixa de entrada mas continua na conta e aparece nas buscas.
O filtro vale para mensagens antigas?
Só se você marcar a opção de aplicar às conversas correspondentes ao criar o filtro.
Posso ter muitos filtros?
Pode, mas comece com poucos e bem escolhidos. Filtro demais fica difícil de lembrar e de depurar.